La loi ASAP, quelles applications depuis sa mise en place ?

Signée le 5 décembre 2020, la loi ASAP s’inscrit dans la volonté du gouvernement de simplifier et moderniser les actions publiques .

Un peu plus de deux ans plus tard, quelles en sont les applications concrètes dans le secteur de la commande publique, et plus précisément sur les marchés publics de travaux ?

Zoom sur une loi qui a modifié en profondeur notre secteur d’activité.

Les enjeux de la loi ASAP

La loi ASAP a été votée dans l’optique de simplifier les démarches administratives des maîtres d’ouvrage, afin de les inciter notamment à mettre en œuvre un programme ambitieux de travaux de rénovation thermique.

L’objectif de la Loi ASAP était également de mettre en œuvre des démarches de simplification d’accès pour les TPE-PME aux commandes publiques. De nombreuses démarches ont été mises en œuvre en ce sens. 

Ainsi, les entreprises en redressement judiciaire ne sont plus exclues des marchés publics, sous réserve qu’elles bénéficient d’un plan de redressement. 

Les acheteurs doivent s’engager à confier à des TPE ou PME une part minimum du marché. 

La dispense de publicité et de mise en concurrence  avait été élevée à 100 000€ pour les marchés de travaux. Cette mesure qui permet à un grand nombre d’entreprises publiques de simplifier le dépôt de leurs appels d’offres avait été prise pour accélérer la relance des travaux publics après la période de confinement. 

Cette dispense est également valable si l’intérêt général le justifie. 

Tirant les leçons de la crise sanitaire de 2020, la Loi ASAP prévoyait en outre des mesures dérogatoires pour les entreprises en cas de nouvelle crise.  

Ainsi, un assouplissement des règles de passation et d’exécution des commandes publiques est prévu en cas de crise sanitaire.

Enfin, les avenants sont également assouplis : plus précisément, il est possible de modifier les contrats en cours, à condition que les modifications soient rendues nécessaires par une circonstance imprévue. 

Le bilan de la Loi ASAP

Depuis deux ans, le bilan de la Loi ASAP est très positif, et les maîtres d’ouvrage sont nombreux à la mettre en application.

En décembre 2022, le seuil  le seuil en dessous duquel la procédure de publicité et de mise en concurrence du marché public de travaux n’est pas obligatoire est maintenue à 100 000 €, et ce jusqu’au 31 décembre 2024 inclus.

La Loi continue à se montrer favorable aux TPE-PME : en 2021, il a été acté par le décret n° 2021-357 du 30 mars 2021 que les acheteurs doivent confier au moins 10% de leur marché à des TPE-PME, exception faite des secteurs dont la structure ne permet pas le respect de cette obligation. 

En synthèse, la Loi ASAP remplit à ce stade parfaitement son objectif de simplifier et accélérer les démarches administratives pour les maîtres d’ouvrage.  

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Des aides financières pour la rénovation énergétique des bâtiments publics

 

Face aux enjeux énergétiques majeurs auxquels nous sommes confrontés, des objectifs clairs ont été fixés aux organismes publics : renaturation des villes, neutralité carbone, mais surtout rénovation énergétique des bâtiments. Des mesures importantes doivent être appliquées pour mettre en place une démarche de transition énergétique.

La loi ELAN fixe d’ici 2030 un objectif de diminution de 40% d’énergie à l’ensemble des bâtiments tertiaires dont la surface dépasse 10000m2.

Les enjeux sont en effet importants : les bâtiments publics de l’Etat et des collectivités locales sont responsables de 45% des consommations d’énergie et de 25% des émissions de gaz à effets de serre sur le territoire français ! Et à elles seules, les collectivités contribuent à plus de 12% des émissions de gaz à effets de serre.

L’Etat  a dégagé des fonds importants pour  accompagner la mise en place des travaux de rénovation énergétique dans les bâtiments publics.

Chez Epicture, le constat est clair : un nombre croissant de chantiers dont nous assurons la gestion financière grâce à Soleo ou Ediflex concerne des travaux de rénovation énergétique. 

Retour sur des aides essentielles. 

Le plan de relance Rénovation énergétique de 2020

Rappelons que le bâtiment représente 44% des dépenses énergétiques.Dans ce contexte, des conditions financières particulièrement favorables sont accordées aux organismes publics qui souhaitent mettre en oeuvre des travaux de rénovation énergétique. 

Ainsi, le plan de relance « Rénovation énergétique des bâtiments de l’État et des collectivités » mis en place en 2020 visait notamment à réduire l’empreinte énergétique des bâtiments publics.

Etaient concernés par ce projet

  • les bâtiments appartenant à l’Etat, 
  • les universités,
  • les bâtiments gérés par les communes …

Une enveloppe de 4 Md d’€ a ainsi pu financer des projets de rénovation énergétique sur des bâtiments appartenant aux collectivités ou à l’Etat. 

Trois types d’opération étaient concernées : 

  • les actions présentant un retour sur investissement important et rapide. Ce type d’opération comprend notamment les actions réalisées sur le système de chauffage et d’éclairage. 
  • les travaux relevant du renouvellement intégral des systèmes et nécessitant un travail de gros entretien  (isolation du bâti, changement d’équipements, …)
  • les travaux nécessitant de la rénovation énergétique mais aussi des volets parallèles : accessibilité, confort …

Nombreuses sont les structures publiques qui ont ainsi pu faire financer leurs travaux de rénovation énergétique et mettre aux normes leurs installations. 

Le fonds pour l’accélération de la transition écologique

Les clients de réseau des Communes sont nombreux à chercher des informations pour instaurer  une démarche de transition écologique au sein de leur collectivité. 

Le fonds pour l’accélération de la transition écologique dans les territoires, également appelé fonds vert, est spécifiquement dédié aux territoires locaux. Inscrit dans la loi des finances 2023, il est doté de 2 Md d’€, et destiné à couvrir la mise en place d’actions territoriales d’envergure. 

Lancé en janvier 2023, il couvre trois volets : 

  • performance environnementale (rénovation énergétique des bâtiments publics locaux …)
  • adaptation des territoires au changement climatique (prévention des risques, renaturation des villes …)
  • amélioration du cadre de vie (recyclages des friches …)

Un important volet de ce plan vert est consacré à la rénovation énergétique des bâtiments publics. 

L’enjeu est de taille : selon le Plan Bâtiment Durable, 81% des consommations énergétiques en France proviennent des collectivités.

Des aides départementales à explorer

La plateforme Aides Territoires est une véritable mine d’informations pour les élus locaux,  où de nombreuses aides sont répertoriées de façon très détaillée.

Les porteurs de projets ont accès de façon simple et rapide à plus de 3000 aides publiques. 

Pour trouver l’aide qui les concernent, les utilisateurs peuvent réaliser un tri par type de structure, territoire, thématique ou mot clef.

Simple et efficace !

 

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Quel processus pour les marchés publics ?

Le processus de rédaction et passation d’un marché public peut se révéler relativement complexe, et l’interaction entre les différents services est un élément essentiel pour réaliser cette étape dans les meilleures conditions possibles.

Lors de son intervention du 11 janvier dans nos locaux, Mélanie Jordan, consultante en commande publique, a proposé aux participants un atelier interactif sur la répartition des rôles au sein des différents services pour la rédaction mais aussi l’exécution d’un marché de commande publique.

Il ressort de cette analyse que les services techniques et administratif sont étroitement complémentaires et ont tous un rôle à jouer : un marché public ne peut être bien rédigé et exécuté que si la collaboration entre les services est fluide et efficace.

Retour sur une conférence riche en participations variées.

La définition du besoin

En toute logique, ce sont les acteurs du terrain qui remontent les besoins des agents et qui « alertent » sur la nécessité de nouveaux outils ou services. Dans l’exemple de Mélanie Jordan, il s’agissait d’une paire de bottes de chantiers avec des fonctionnalités spécifiques.

Mais la connaissance « terrain » des services techniques leur permet également de définir avec précision l’objectif recherché, en s’appuyant sur leur connaissance du secteur.

En parallèle, le service administratif et juridique occupe également un rôle essentiel : il doit réaliser une analyse du marché, mais également définir avec précision l’acte d’engagement.

En tout état de cause, une solution externe pour simplifier la gestion des marchés publics de travaux comme celles que nous proposons chez Epicture peut s’avérer indispensable.

L’établissement des pièces

L’établissement des pièces est une étape stratégique, où chaque document est essentiel. Chaque service doit être mobilisé à ce niveau pour que les pièces soient rédigées comme il convient.

  • Le règlement de consultation et l’avis de publication sont des documents spécifiques, répondant à des normes rigoureuses, et exigeant une excellente connaissance juridique. Leur réalisation est du ressort des services administratifs.
  • En revanche, la rédaction du cahier des clauses techniques relève des compétences du terrain. Seules des connaissances techniques aiguisées permettront de lister toutes les fonctionnalités indispensables du produit ou du service recherché, afin que le nouveau produit ou service apporte une réelle valeur ajoutée et corresponde aux besoins des équipes.
  • La décomposition du prix forfaitaire ainsi que le bordereau de prix unitaire et le DQE relèvent du service technique ; cette attribution a causé un débat lors de l’atelier de Mélanie Jordan, car certaines structures publiques font appel à leur service administratif pour mettre en œuvre ces fonctionnalités précises. De fait, les deux services sont complémentaires sur cette étape complexe ; pour que les pièces nécessaires soient rassemblées, l’interaction est essentielle et permet de communiquer des pièces à la fois irréprochables sur le plan administratif et parfaitement opérationnelles au niveau technique.

 Le choix de l’attributaire

Sélectionner le partenaire qui va accompagner l’entreprise durant une longue période est une étape qui requiert une excellente connaissance métier, mais aussi des compétences administratives rigoureuses.

  • L’ouverture des plis relève d’exigences particulières, qui doivent impérativement être scrupuleusement respectées. Le non-respect de ces formalités peut en effet rendre la procédure nulle. La commission d’appel d’offre procède à l’ouverture des plis en privé. lorsqu’il s’agit d’un établissement public, en vertu de l’article L1411-5 de la Commande Publique, elle est composée de
  • l’autorité habilitée à signer la convention de délégation de service public ou son représentant, président.
  • cinq membres de l’assemblée délibérante élus en son sein à la représentation proportionnelle au plus fort reste.
  • L’analyse des offres est du ressort du service technique ; les acteurs du terrain sont les mieux placés pour comparer les différents candidats et voir dans quelle mesure ils peuvent répondre à leur besoin.
  • Les négociations se font le plus souvent face au service technique, mais le service administratif a souvent un rôle à jouer également, notamment en ce qui concerne les négociations des tarifs par exemple.
  • En revanche la signature et l’attribution relèvent du service administratif : la demande des éléments à l’attributaire pressenti, la signature du marché, le courrier de rejet aux candidats non retenus, répondent à des procédures particulières.

L’exécution du marché

  • Le suivi de l’exécution est une étape qui relève purement des acteurs du terrain : il leur appartient de valider que les produits ou services sont conformes au cahier des charges, que les modalités de livraison sont respectées …
  • Le paiement des factures est très souvent le rôle d’un service dédié, ou externalisé grâce à un logiciel comme Ediflex. Grâce à l’automatisation des principaux calculs (remboursement de l’avance, intégration de l’évolution des prix, etc.)

En conclusion, il semble évident que les services ne peuvent mettre en place et exécuter un maché que s’ils travaillent en étroite collaboration et mutualisent leurs compétences.

L’atelier s’est conclu par une question : l’avenir verra t’il l’apparition d’un service dédié aux AO, voire des créations de postes « spécialiste des appels d’offres », occupés par des personnes aux compétences transverses, à la fois terrain et administratives et financières ? A suivre !

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Comment simplifier le quotidien numérique des agents publics

Une intéressante étude parue cette année dans Acteur Publics met en exergue une situation problématique au sein des services publics, concernant l’appropriation et l’usage des outils numériques.

Ce sont à peine 6% des agents publics qui se déclarent satisfaits de la transformation numérique dans leurs organisations.

Or, force est de constater que les outils numériques peuvent être de véritables alliés des administrations et des collectivités publiques, pour peu qu’ils soient utilisés de façon optimale, et surtout que les agents soient soutenus et accompagnés dans leurs démarches.

Chez Epicture,  nous sommes convaincus que des solutions numériques adaptées peuvent représenter un véritable soulagement pour les agents publics. C’est dans cette optique que nous développons des outils pour simplifier leur travail et optimiser leurs tâches.

Quels sont les éléments néfastes à un usage fluide des outils numériques dans la fonction publique ? Comment les outils numériques peuvent-ils simplifier le quotidien des agents publics ?

Voici quelques éléments de réflexion que nous vous proposons sur ce sujet qui nous tient à coeur.

Quels freins pour l’accès au numérique dans le service public ? 

  • Les agents relèvent parmi les freins une résistance au changement au sein des administrations, qui serait selon eux l’une des principales causes de cette situation complexe.

D’où vient cette résistance au changement face à la numérisation des services publics, typique de nos administrations, et caractéristique de notre esprit de “Gaulois réfractaires” ? Peut-être faut-il voir dans cette attitude une réaction aux différentes réformes successives, parfois imposées de façon “brutale” aux agents, et qui ont souvent été vécues de façon douloureuse. Par ailleurs, des changements numériques génèrent nécessairement une phase de transition, qui peut être inconfortable pour les utilisateurs pendant un certain temps, nécessiter des efforts d’adaptation, donner au début une impression d’inefficacité (“j’allais bien plus vite lorsque je traitais cette tâche moi-même !”), et conduire les agents à regretter l’époque précédente (le fameux “c’était mieux avant” !)

  • Ajoutons que la sécurisation des données, un point particulièrement sensible dans les administrations publiques, est également un véritable axe de questionnement pour les agents publics. Les risques cyber et la gestion des données personnelles font partie des principaux freins à l’usage quotidien des solutions numériques. Une interrogation légitime, qui impose la mise en place d’outils sécurisés et solides, permettant de résister aux cyber-attaques. Conscients de ces problématiques majeures, chez Epicture nous travaillons à ne mettre sur le marché que des solutions parfaitement sécurisées .

Simplifier l’accès au numérique dans les structures publiques 

La formation est l’un des principaux éléments à développer pour accompagner les agents publics dans leur usage du numérique.

Une formation efficace, orientée terrain, personnalisée et adaptée aux attentes des utilisateurs, peut permettre de lever les appréhensions et de fluidifier l’usage quotidien des outils.

Chez Epicture, notre service formation interne forme régulièrement des agents pour leur permettre d’appréhender nos outils de façon fluide ; nos formateurs connaissent parfaitement les attentes et les besoins des apprenants. Leur but ? Permettre aux agents de prendre en main nos solutions de façon intuitive, et leur démontrer à quel point elles facilitent leur quotidien.

Par ailleurs, le manque de proximité lié à la numérisation des démarches est un problème relevé par beaucoup d’agents publics. Dans ce contexte, un service clients réactif et efficace, facilement joignable et capable de répondre à des problématiques techniques complexes, est un élément majeur pour que le parcours utilisateur des agents publics se passe au mieux.

Chez Epicture nous sommes fiers de notre hotline qui est à même de dédramatiser toutes les situations avec le sourire ! Nos utilisateurs sont unanimes : notre support client est l’un des meilleurs du marché !

Pour résumer, chez Epicture, nous sommes convaincus que la digitalisation des process ne doit pas être perçu comme une complication du quotidien ni comme un frein, mais au contraire comme une façon d’accélérer les démarches, et de simplifier les tâches complexes.

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Les entretiens annuels au sein du Groupe Epicture

La saison des entretiens annuels bat son plein chez Epicture ! Au sein du Groupe, nous veillons à ce qu’il s’agisse d’un temps privilégié d’écoute , pour les salariés comme pour les DG.
Pour les collaborateurs, les entretiens annuels ne sont en aucun cas un sujet de tension, mais un espace de parole où ils peuvent librement faire un bilan de l’année écoulée et discuter de leurs objectifs pour l’année suivante. Découvrez l’organisation des entretiens annuels au sein du Groupe Epicture !

1- L’objectif de nos entretiens annuels

Rappelons que la loi impose à l’employeur de mener un entretien professionnel de façon régulière avec chacun de ses salariés. L’objectif de l’entretien professionnel  est de faire un bilan sur les axes d’amélioration envisageables, de fixer des objectifs précis pour la période suivante, et de recueillir les voeux des collaborateurs en termes de formation, d’évolution professionnelle et de conditions de travail. 

Les DG du Groupe s’accordent tous pour dire que l’entretien annuel n’est judicieux et efficace que s’il complète et valide des échanges réguliers et structurés tout au long de l’année avec les équipes. C’est pourquoi l’entretien annuel consiste avant tout à formaliser ce qui a été envisagé au cours des entretiens réguliers effectués précédemment. Ils permettent de coconstruire des objectifs et de faire des points réguliers sur les avancées réalisées. 

L’entretien annuel est avant tout un échange de fond, sur des dossiers moins opérationnels que les entretiens réguliers, où chacun prend le temps nécessaire pour parler dynamique de carrière, évolution, formation et prendre de la hauteur sur les besoins de chacun de manière personnalisée.

En fonction des DG, ce bilan peut être 

  • quantitatif et exclusivement basé sur des résultats chiffrés, 
  • ou axé également sur des résultats qualitatifs et des soft skills (motivation, autonomie, gestion du temps, esprit d’équipe …)

Quelle que soit la filiale, les objectifs sont définis en commun et co-construits entre les DG et les collaborateurs. 

2- Le déroulé de nos entretiens 

Les entretiens annuels s’appuient sur une grille de compétences remise en amont aux collaborateurs et constituant une base d’échanges structurée.Le DG s’attache à mettre en place une conversation équilibrée, qui reprendra les sujets évoqués durant les entretiens précédents.  

L’objectif ? Faire de l’entretien un moment constructif et sans tension, qui permette au collaborateur de quitter la réunion avec des objectifs précis à atteindre, et les moyens de les obtenir.Chaque collaborateur doit avoir une idée précise des actions à mener pour faire avancer le groupe, et avoir une visibilité concrète sur les résultats de ses actions.

3- Les suites de l’entretien

Suite à l’entretien annuel, les collaborateurs reçoivent chacun un bilan qui reprend le contenu des échanges.Ce bilan est co-signé par le salarié et le DG. Il permet d’entériner et de concrétiser les décisions prises dans le cadre de l’entretien. Des actions concrètes sont systématiquement mises en place suite à l’entretien : formations, évolution, nouvelles missions confiées …

Les réunions régulières durant l’année ont pour vocation de valider la pertinence de ces actions. 

En résumé, au sein du Groupe Epicture nous nous attachons à mener des entretiens annuels à l’image de la politique managériale du groupe : des réunions qui laissent la parole aux collaborateurs et leur permettent d’exprimer sereinement leurs attentes, dans un climat de confiance réciproque.

Merci à Gildas, DG de Soléo et à Pierre-Philippe, DG de Réseau des Communes, pour leur témoignage. 

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Epicture sera présent au Govtech Summit 2022

Aurons-nous le plaisir de vous rencontrer l’année prochaine au Govtech Summit de La Haye ? Ce sommet international rassemble des intervenants de renom autour d’une question centrale : comment la digitalisation peut-elle être mise au service de la fonction publique et des citoyens ?

Le secteur public fait en effet face à des mutations rapides ; les agents publics doivent accélérer et fluidifier leurs process pour s’adapter aux nouvelles exigences des citoyens et ils ne bénéficient pas toujours des moyens adaptés pour répondre à ces exigences.

L’objectif du Govtech Summit est de proposer des solutions innovantes, performantes et simples d’accès aux agents publics pour simplifier leur quotidien.

Le programme du Govtech Summit

L’édition 2022 du  Govtech Summit se déroulera selon six grandes thématiques 

  • Etat des lieux sur la Govtech, perspectives et challenges
  • La numérisation de la santé publique
  • La digitalisation des enjeux écologiques
  • La technologie au service de la justice et de la démocratie
  • Sécuriser les informations et éviter les piratages
  • Comment l’intelligence artificielle accompagne la fonction publique

Autant de perspectives passionnantes, qui mettront en avant des entreprises dynamiques au service de la fonction publique de demain.

Les intervenants du Govtech summit

Le Govtech summit rassemble des leaders internationaux, des dirigeants innovants et des investisseurs autour de la question de la digitalisation des services publics. On notera notamment la présence de :

Pourquoi Epicture sera-t’il présent ?

Depuis sa création, Epicture a pour vocation de répondre aux besoins des agents du service public. Notre Groupe est composé de trois entités dont l’objectif commun est d’apporter des solutions pertinentes aux acteurs publics en les faisant bénéficier d’outils performants, intuitifs, simples d’accès et orientés efficacité.

  • Ediflex simplifie la facturation des chantiers publics
  • Soleo automatise le suivi administratif, financier et budgétaire des travaux
  • Réseau des Communes permet aux collectivités de bénéficier d’un site internet et d’une application sur-mesure. 

Cette volonté de simplification et d’efficacité maximale s’intègrent parfaitement dans la logique du Govtech Summit. 

En rencontrant des entreprises dont les objectifs sont communs aux nôtres, nous souhaitons contribuer à une diffusion du numérique dans la fonction publique et à une simplification de leur métier. 

 

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Pourquoi numériser le travail des agents publics ?

La numérisation des procédures des agents de la fonction publique est au cœur des enjeux d’Epicture. 

En accompagnant les structures publiques dans leurs démarches de numérisation, notre premier objectif est de faire gagner un temps précieux aux agents et de simplifier leur quotidien.Les agents peuvent ainsi se consacrer à des tâches à plus forte valeur ajoutée.Pour autant, si la  numérisation des services publics représente un gain de temps essentiel pour les agents quelle que soit leur fonction, il s’agit également d’un facteur de rentabilité qui est relativement simple à quantifier.En Estonie, pays précurseur sur ce sujet, 99% des services publics sont numérisés, ce qui représente une économie de 2% du PIB. Les chiffres sont loin d’être aussi positifs en France.

En contribuant à la numérisation des services publics, Epicture remplit donc une mission essentielle.

Les agents publics face à la numérisation : une situation complexe

Un rapport récent du CNFPT (Centre national de la Fonction Publique Territoriale) met en avant des éléments importants sur le statut des agents publics face à la numérisation : Seuls 35% d’entre eux sont pleinement autonomes sur les outils numériques, alors que 38% ont un niveau “intermédiaire”, c’est à dire qu’ils ne sont pas pleinement autonomes, et que 27% ont un statut de débutant.

Sans surprise, cette enquête met en relief des disparités en fonction des catégories d’agents interrogés, mais force est de constater que tous les agents sont touchés à différents niveaux. 

Au niveau étatique, des initiatives sont donc prises pour développer les profils numériques dans la fonction publique . La DINUM (direction interministérielle du numérique) à travers la mission Talents, souhaite attirer et fidéliser des experts pour accélérer la transformation numérique de l’Etat. De nombreuses actions sont mises en place en ce sens : développement des actions de communication pour recruter des spécialistes du numérique, formations en interne, recours aux contractuels … Des initiatives intéressantes sont également prises au niveau des collectivités. Ainsi, Jalal Boularbah, Directeur Général adjoint à la transformation numérique à la Mairie de Saint Maur des Fossés, a fait le constat que 57% des agents publics ont besoin d’un accompagnement numérique.  Encore plus préoccupant, un tiers des agents nourrissent une appréhension face au numérique, et estiment qu’ils sont incapables de faire face aux changements liés à la digitalisation Dans ce cadre, Monsieur Boularbah a mis en place une “académie du numérique” interne pour former les agents à prendre le tournant du digital  et simplifier leur usage des outils numériques. Les agents reçoivent une formation reconnue par l’Etat, et validée par un diplôme d’Etat. La numérisation des services publics est donc un véritable enjeu qui permet de simplifier et de fluidifier les procédures en place.

Epicture, des outils au service de la numérisation publique

Chez Epicture, depuis 1989, nous avons la conviction profonde que la numérisation permet de simplifier et d’accélérer bon nombre de procédures publiques. C’est pourquoi nous proposons des outils numériques pour simplifier le quotidien des agents.

Les chantiers publics sont parfois en proie à des situations particulièrement complexes : alors que la facturation des chantiers publics requiert un nombre considérable de validations et de vérifications, le logiciel Ediflex permet d’accélérer, de fluidifier et de sécuriser le process. Les donneurs d’ordres publics réduisent ainsi de moitié leurs délais de facturation. 

Soléo, grâce à ses plateformes Préviz et Admin, permet de piloter un chantier public sur le plan financier et administratif, grâce à des outils innovants, ergonomiques et intuitifs.

Réseau des Communes est destiné aux services communications des collectivités de toutes tailles. Cet outil simple d’utilisation et très rapide à prendre en main permet de créer en quelques clics un site internet dédié à sa commune, personnalisable et compatible avec un téléphone portable.

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